SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

2.1 Objektif

-          Memahami SI dalam rangka otomatisasi, pengorganisasian dan pendukung strategi

-          Memahami SI untuk kesuksesan dalam strategi organisasi

-          Memahami kebutuhan untuk membuat IS Business Case

-          Memahami pembaharuan teknologi untuk keunggulan yang kompetitif

2.2 Alasan penggunaan Sistem Informasi adalah sebagai berikut:

•      Otomatis: melakukan sesuatu lebih cepat

•      Pengorganisasian: melakukan sesuatu lebih baik

•      Mendukung Strategi: melakukan sesuatu lebih pintar

2.3 Otomatis: melakukan sesuatu dengan lebih cepat

•      Teknologi digunakan untuk otomatisasi proses manual, sehingga menjadi:

–     Lebih cepat, lebih baik, lebih murah

–     Lebih tepat dan konsisten

•      Pada contoh Aplikasi Peminjaman:

–     Dari proses manual

–     Penggunaan/pemanfaatan tekonologi untuk mendukung proses

–     Otomatisasi proses secara keseluruhan

2.4 Pengorganisasian: Melakukan Sesuatu dengan Lebih Baik

-  Mencakup belajar untuk meningkatkan kegiatan sehari-hari dalam proses

- Melihat pola dan trend

- Pembelajaran Organisasi: emperoleh pengetahuan dan  kesadaran untuk memperbaiki tingkah laku organisasi

- Total Quality Management (TQM)

TQM merupakan suatu konsep yang menyatakan bahwa perusahaan dapat mencapai tingkat kualitas yang diinginkan pada proses, produk, dan jasanya dengan mengikuti praktek-praktek manajemen fundamental. Keyakinan dasar yang melandasi TQM adalah :

-          Kualitas didefinisikan oleh pelanggan.

-          Kualitas dicapai oleh manajemen.

-          Kualitas adalah tanggung jawab seluruh perusahaan

Kerugian kualitas yang buruk :

-          Kehilangan bisnis karena pelanggan pindah ke yang lain.

-          Tuntutan hukum, karena kualitas buruk pelanggan bisa menuntutsecara hukum.

-          Kehilangan produktivitas.

-     Munculnya biaya-biaya :

è Biaya kegagalan (failure cost) biaya yang terjadi karena kualitas buruk.

è Biaya penilaian (appraisal cost), biaya pemeriksaan kualitas di pabrik.

è Biaya pencegahan (prevention cost).

Keuntungan kualitas yang baik :

Kualitas baik bisa meningkatkan penjualan dan biaya yang rendah,

gabungan keduanya menghasilkan profitabilitas dan pertumbuhan.

2.5 Strategi Pendukung: Melakukan Sesuatu dengan Lebih Cerdas

Sistem informasi digunakan sebagai strategi pendukung keberhasilan perusahaan. Karena sistem informasi dapat melakukan sesuatu dengan lebih cerdas dan teroganisir. Demi mencapai hal ini, diperlukan perencanaan strategis, agar pengimplementasian sistem informasi tidak salah arah dan justru membuat perusahaan menjadi inefisien. Dalam sebuah perusahaan, rencana strategis harus dirumuskan agar tujuan dari keberadaan sistem informasi bagi perusahaan tersebut tercapai.

Ketika para eksekutif sebuah perusahaan sepenuhnya memiliki komitmen pada perencanaan strategis, mereka melihat adanya kebutuhan bagi masing-masing area bisnis untuk mengembangkan rencana strategisnya sendiri. Rencana strategis ini akan merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung usaha ketika perusahaan mencapai sasaran strateginya.

Rencana strategi tersebut meliputi:

1. Membuat visi: merupakan pandangan kedepan untuk merumuskan tujuan yang ingin diraih.
2. Membuat standarisasi: penentuan unjuk kerja berupa target ideal yang harus ditempuh agar tujuan yang dirumuskan dalam visi bisa tercapai.
3. Membuat strategi: langkah efektif dan efisien yang harus dilaksanakan untuk meraih  tujuan.

2.5 Bentuk Keunggulan Kompetitif:

Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk  mendapatkan keunggulan di atas para pesaingnya. Mereka dapat mencapai keunggulan ini dengan memberikan produk dan jasa pada harga yang lebih rendah, memberikan barang dan jasa dengan kualitas yang lebih tinggi dan memenuhi kebutuhan khusus dari segmen-segmen pasar tertentu.

Satu hal yang tidak terlihat jelas adalah adanya fakta bahwa sebuah perusahaan juga akan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya virtual-nya. Di dalam bidang informasi, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan daya ungkit (leverage) di dalam pasar. Para manajer perusahaan menggunakan sumber daya virtual sekaligus fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan strategis perusahaan.

            Sumber-sumber keunggulan bentuk kompetitif ini meliputi:

-          Low-cost leadership

Dengan adanya persaingan yang sehat, tentu dalam perusahaaan itu sendiri terjadi persaingan antar karyawan untuk naik ke tingkat yang lebih atas. Mereka akan berlomba-lomba untuk menunjukkan prestasi yang bisa membuat mereka naik jabatan. Prestasi yang mereka kerahkan sangat berguna bagi perusahaan untuk menjadi perusahaan yang sehat dengan memperhatiakan kesejahteraan karyawan di satu sisi dan di sisi lain akan berdampak pada kepuasan pelanggan karena mendapatkan kualitas barang dan jasa dengan harga terbaik.

-  Diferensiasi

Keunggulan kompetitif akan membentuk daya cipta dan inovasi terhadap produk suatu perusahaan. Mereka akan senantiasa memperbaiki dan  menciptakan keunikan tersediri terhadap barang dan jasa yang mereka tawarkan sehingga terbentuk differensiasi dengan para pesaingnya. Dengan demikian keunggulan kompetitif ini akan mendorong pada kreatifitas manusia untuk meraih kualitas yang terbaik.

-          Best-cost Provider (middle of the road)

Keunggulan kompetitif juga akan berdampak pada kualitas dan harga yang kompetif pada penyedia barang dan jasa. Mereka akan selalu memperhatikan kualitas dan harga dari pesaing mereka

untuk mendapatkan harga yang terbaik yang sesuai dengan kualitas yang mereka tawarkan.

Ada 5 bentuk kompetitif dalam strategi organisasi, yaitu:

1. Broad differentiation:  deferensiasi yang luas artinya menguasai segmen pasar dengan menyodorkan keunikan tersendiri yang disenangi oleh pasar. Hal ini bertujuan agar membedakan diri kita dengan para pesaing, yaitu dengan menciptakan inovasi baru dan mengeksplorasi kreatifitas.

2.    Focused differentiation: focus pada diferensiasi, yaitu setiap jenis segmen digarap dengan serius sehingga memiliki kualitas yang tinggi dan ciri khas yang unik.

3.    Focused low-cost: strategi terfokus untuk membuat biaya menjadi lebih rendah.

4.    Overall low-cost leadership: Strategi kepemimpinan dengan biaya rendah.

5.    Best-cost provider: perusahaan mampu menyediakan barang dan jasa yang bersifat unik dan berkualitas dengan harga  yang lebih baik dibandingkan para pesaing. Hal ini dicapai dengan adanya keempat strategi yang disebutkan sebelumnya.

2.6 Sistem Informasi untuk Keunggulan Kompetitif

Adanya persaingan menyebabkan perusahaan memerlukan strategi. Strategi ini haruslah jelas agar dapat diimplementasikan dengan baik. Adapun core strategy itu mencakup beberapa elemen, yakni:

n  Membuat produk yang terbaik

Point of defferentiation memang penting, tetapi kita harus meyakinkan konsumen bahwa defferensiasi tersebut bukan hanya dipermukaan saja tetapi benar-benar bisa dinikmati sebagai sesuatu yang berbeda dengan menampilkan produk terbaik.  Suatu produk dapat menjadi unggul dalam persaingan apabila kita dapat menajmin bahwa produk tersebut benar-benar berkualitas. Biasanya diterapkan dengan menyediakan garansi kepada para komsumen. Hal ini dapat menambah kepercayaan konsumen kepada kita.

n  Pelayanan customer  yang bagus

Pelayanan customer juga merupakan hal penting untuk diperhatikan. Apalagi bagi perusahaan yang bergerak dibidang jasa, pelayanan adalah nomor satu.  Karena selain pada harga dan kualitas, konsumen selalu menilai pelayanan yang diberikan oleh peusahan kepada konsumennya hingga mereka mendapat kepuasan.

n  Harga terendah

Salah satu keuntungan yang dirasakan oleh konsumen dengan adanya persaingan ini adalah masalah harga. Harga dapat ditekan dengan tidak menurunkan kualitasnya.

n  Teknologi manufaktur yang bagus

Teknologi bukan sesuatu yang menakutkan. Teknologi tetap bisa dinikmati dengan elegan, santai dan menyenangkan. Sistem informasi adalah sebuah teknologi yang dapat membantu perusahaan dalam  berinteraksi dengan pelanggan atau dalam operasi bisnis maupun dalam pengambilan keputusan. Dengan teknologi dapat meringankan beban kerja manusia dalam waktu yang relatif singkat, sehingga kita dapat menghemat tenaga dalam mencapai tujuan perusahaan.

n  Waktu yang bergerak cepat

Waktu adalah modal utama bagi setiap manusia untuk menjadi lebih baik. Perusahaan harus berpacu dengan waktu dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat. Kalau tidak, jelas akan tertinggal jauh dan lambat laun akan mengalami bangkrut, karena pesaing kita maju lebih dahulu dan konsumen akan beralih.

n  Nama brand yang dikenal baik

Dalam situasi persaingan yang semakin ketat, merek memang controversial. Ada yang berpendapat merek tidak perlu. Sebab bila konsumen semakin kritis, pintar dan mengerti mereka akan membeli produk apa saja asal murah dan bagus. Tetapi ada pula yang berpendapat, justru merek menjadi semakin penting. Karena sekarang ini produsen yang konsisten dengan mereknya akan berjaya. Harus diingat bahwa ‘Band is not just name, a symbol or a slogan’. Sebab citra merek tidak lebih dari kumpulan asosiasi dibenak konsumen. Oleh karena itu kita harus membangun brand yang benar-benar mudah diingat oleh konsumen dengan menggunakan symbol atau slogan yang menarik.

Pembentukan citra merek juga dipengaruhi oleh pengalaman konsumen. Suatu eksperimen yang dilakukan oleh konsumen, bisa mengubah persepsi yang dipunyai sebelum menggunakannya. Karena itu jumlah berbagai persepsi yang timbul itulah yang akan membentuk total image of the brand.

n  Pada setiap biaya ada nilai yang tinggi

Akan timbul penghematan apabila setiap biaya yang dikeluarkan berguna untuk mendapatkan nilai yang berharga. Setiap biaya dikeluarkan dihitung sedemikian rupa agar pengeluaran perusahaan benar-benar berharga dalam mencapai tujuan.

2.7 Value Chain (Rantai Nilai)

            Michael E. Porter, profesor dari Harvard University, adalah orang yang paling dkenal dengan konsep-konsepnya mengenai keunggulan kompetitif. Buku-buku dan artikelnya memberikan panduan dan strategi untuk perusahaan yang mencoba mendapatkan keuntungan yang lebih dari para pesaingnya.

            Porter yakin bahwa perusahaan dapat mencapai keuntungan kompetitif dengan menciptakan rantai nilai (value chain). Pada konsep value chain, aktivitas-aktivitas pokok dan penunjang yang dilakukan perusahaan akan memberi kontribusi pada margin. Margin adalah nilai produk atau jasa perusahaan dikurangi dengan biaya produksi seperti yang dipersepsikan oleh pelanggan perusahaan, dan margin merupakan tujuan dari rantai nilai tersebut. Perusahaan menciptakan nilai dengan melakukan aktivitas-aktivitas, yang disebut Porter sebagai aktivitas nilai (value activity).

            Aktivitas-aktivitas nilai yang pokok meliputi pengumpulan logistik (inbound logistic) untuk mendapatkan bahan mentah dan persediaan lainnya dari penyuplai; operasional yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi; penyebaran logistik (outbound logistic), yaitu transportasi dan distribusi produk kepada pelanggan; pemasaran dan penjualan (marketing and sale operational) yang mengetahui kebutuhan pelanggan dan menerima pesanan; dan servis atau pelayanan untuk memelihara hubungan baik dengan para pelanggan setelah transaksi jual beli. Sistem informasi dapat mengautomatisasi aktivitas-aktivitas pokok ini, seperti pemesanan bahan baku dengan cepat menggunakan sistem informasi. Dengan adanya sistem informasi, aktvitas nilai yang pokok ini dapat dikerjakan dengan lebih efisien.

            Sementara itu, terdapat pula aktvitas-aktivitas nilai penunjang, yang terdiri dari general administration, manajemen sumber daya manusia, dan pengembangan teknologi. Gambar contoh suatu Organizational Value Chain adalah seperti berikut:

 

            Seperti sudah dikatakan sebelumnya, Sistem Informasi dapat membantu dalam melakukan aktivitas nilai pokok. Sistem informasi memiliki keunggulan kompetitif dalam melakukan analisis value chain. Misalnya  pada pengumpulan logistik, suatu perusahaan dapat memesan dengan cepat dan efisien malalui jaringan internet, sehingga mampu menghubungkan jaringan internal antar perusahaan misalnya suatu perusahaan manufaktur dengan supplier dan dealernya. Sistem manufaktur juga dapat menggunakan teknologi komputer untuk membantu mempermudah proses manufaktur sehingga lebih efisien. Pada sisi marketing, perusahaan dapat memiliki website yang memudahkan pelanggannya untuk memesan secara online. Bahkan dengan website tersebut, perusahaan dapat mengembangkan costumer service care, dengan suatu sistem respon yang otomatis, misalnya mengirim email berisi ucapan terimakasih atas masukan yang diberikan.

            Untuk dapat mencapai keuntungan kompetitif ini, tentu diperlukan perencanaan/strategi yang matang dalam mengimplementasikan teknologi sistem informasi. Pengimplementasian suatu sistem informasi haruslah memiliki dampak signifikan terhadap organisasi, yang sejalan dengan strategi bisnis perusahaan tersebut.

2.8 Merumuskan Permasalahan Bisnis Untuk Sebuah Sistem

Tidakan awal dalam merumuskan permasalahan bisnis bagi sebuah sistem adalah dengan melakukan perhitungan keuntungan yang dilakukan dengan cara:

1.    Measurement problems : ukuran/bobot masalah-masalah, jika masalah yang dihadapi  kecil maka keuntungan yang diperoleh akan besar.

2.    End-user development : pengembangan pengguna tingkat akhir, bagaimana pengguna akhir menggunakan dapat menghasilkan keuntungan.

3.    Membuat suatu Decision Support Systems (DSS) : Sistem Pendukung Keputusan dengan menggunakan parameter-parameter permasalahan yang melingkupi bisnis untuk menghasilkan keuntungan yang besar bagi perusahaan

4.     Strategic Systems

5.    Time lags : meminimalisasi waktu yang tidak pasti

6.    Redistribution : memaksimalkan distribusi ulang, untuk menguji keuntungan sistem dari kasus bisnis

7.    Mismanagement : meminimalisasi kekurangan dalam mengelola (kesalahpahaman)

Aturan-aturan yang menjadi acuan agar kasus bisnis dapat diatasi dengan Sistem Informasi:

1.    Arguments Based on Faith : Argumen berdasarkan keyakinan.

Yaitu jika diyakini kasus bisnis dapat diselesaikan dengan Sistem Informasi maka memperbesar peluang suksesnya Sistem Informasi

2. Arguments Based on Fear : Argumen berdasarkan tantangan/persaingan dalam hal berikut :

-            Faktor-faktor industry, semakin besar faktor-faktor industri maka kompleksitas semakin tinggi.

-            Adanya batasan waktu (dateline) merupakan tantangan tersendiri dalam pembuatan sistem informasi.

-            Regulasi merupakan tantangan tersendiri bagi Sistem Informasi dimana aturan-aturan yang berlaku terkadang mempengaruhi baik secara langsung maupun tidak bagi bisnis perusahaan. 

-            Nature of Competition or Rivalry : kompetisi/persaingan yang pasti akan muncul antar perusahaan.

3. Arguments Based on Facts : argumen berdasarkan realita/kenyataan.

Saat ini teknologi web semakin berkembang, dan munculah banyak sistem informasi yang menggunakan teknologi berbasis web sehingga perlu dilakukan analisis keuntungan bagi sistem berbasis web. Analisa dilakukan terhadap:

1.     Recurring/nonrecurring costs : Biaya pokok adalah biaya yang pasti dibutuhkan untuk setiap kasus bisnis sedangkan biaya tambahan/pendukung, biaya sebagai tambahan untuk setiap tambahan terhadap kasus bisnis.

2.     Tangible/intangible costs : biaya yang langsung terasa dan dikeluarkan saat penyelenggaraan/proses pengembangan sistem, sedangkan intangible adalah segala bentuk pengorbanan biaya yang langsung dibayarkan.

3.     Tangible/intangible benefits : keuntungan yang langsung terasa didapatkan pada saat proses pengembangan sistem, sedangkan intangible adalah segala bentuk keuntungan tambahan.

2.9 Presenting the Business Case : Mempresentasikan Kasus Bisnis

Beberapa hal yang penting dikuasai saat mempresentasikan kasus bisnis adalah:

1.    Menguasai pendenga /penonton/pengguna kita, bisa meliputi

-          Manajer system informasi

-          Dewan eksekutif perusahaan

-          Dewan pelaksana

2. Dapat mengkonfersikan keuntungan yang didapat dalam penerapan sistem informasi kedalam bentuk keuntungan yang nyata (uang/profit)
3. Merancang variabel-variabel apa saja yang akan digunakan, mengukur perubahan-perubahan nilai dari variabel-variabelnya
4. Mengembangkan status-status setiap aktifitas, meliputi:

-          Jangka waktu yang digunakan masing-masing aktivitas/pekerjaaan

-          Tipe-tipe pekerjaan

5. Mengukur apa yang penting dalam suatu kegiatan manajemen.
6. Membuat kasus bisnis/permasalahan

7.    Merubah dasar pemikiran/ persepsi tentang sistem informasi yang lebih baik.

2.10 Keunggulan Kompetitif yang menjadi Ujung Tombak

            Penggunaan Sistem Informasi merupakan sebuah keunggulan yang kompetitif sehingga Sistem Informasi menjadi ujung tombak dalam strategi bisnis.

-          Dengan SI perusahaan dapat men-deploy teknologi baru yang

lebih cepat, lebih baik dan lebih murah daripada pesaing.

-          Menggunakan teknologi baru dengan cara-cara inovatif

-          Kebutuhan akan inovasi sistem informasi yang konstan

-          Waspada terhadap teknologi baru yang mempengaruhi bisnis

-          Siklus inovasi E-Business

E-Business merupakan salah komponen yang menjadi ujung tombak bisnis memiliki siklus hidup sebagai berikut:

1.    Memilih teknologi yang memungkinkan

2.    Menyesuaikan dengan kesempatan ekonomis

3.    Melaksanakan inovasi bisnis untuk pertumbuhan perusahaan

4.    Memperkirakan nilai klien

Dapat digambarkan sebagai berikut:

  

Implikasi dari inovasi E-bussiness :

1.    Dalam mempertimbangkan strategi bisnis yang berhasil harus dimulai dari teknologi.

Hal ini disebabkan karena di dalam dunia bisnis teknolgi memegang peranan yang amat penting. Misalnya saja dalam pemanfaatan teknologi Sistem Informasi, yang dulunya hanya bersifat lokal, sekarang sudah berkembang dengan memanfaatkan Sistem Informasi berbasis web, sehingga dapat diakses tanpa batasan tempat. Jika saja suatu perusahaan tidak mengikuti perkembangan teknologi dan tidak mengimplementasikan teknolgi di dalam membuat strategi bisnis perusahaan maka perusahaan tersebut tidak akan bisa lebih unggul dari kompetitor yang ada.  

2.    Marketing adalah hal kedua setelah teknologi informasi

Selain teknologi faktor yang sangat berpengaruh adalah marketing. Marketing sebagai ujung tombak promosi suatu perusahaan karena melalui divisi marketinglah suatu perusahaan mampu “menjual” kualitas yang dimiliki. Marketing yang handal harus mampu “menjual” apa yang dimiliki perusahaan, baik itu jasa ataupun barang. Sehingga dapat mencapai target pasar yang telah ditentukan.

3.    Munculnya siklus teknologi yang berkelanjutan

Teknologi adalah sesuatu yang selalu berkembang dan tidak pernah statis. Setiap perusahaan yang ingin berkembang juga harus mengikuti perkembangan teknologi sehingga tidak tertinggal oleh pesaing-pesaing yang ada dalam dunis bisnis.

Terminology dan Konsep e-Business:

1.    E-commerce ( terkait dengan internet )

2.    E-business ( teknologi informasi yang mendukung suatu bisnis )

3.    Memungkinkannya teknologi

4.    Peluang ekonomi

The Cutting Edge vs. The Bleeding Edge :

1.    Sistem Informasi adalah sesuatu yang biasanya dibeli atau dibangun oleh seseorang

2.    Suatu organisasi atau perusahaan tidak bisa mematenkan suatu Sistem Informasi

3.    Para pesaing bisa saja mengkopi Sistem Infromasi yang ada

4.    Oleh sebab itu keuntungan kompetitif dari suatu Sistem Informasi biasanya berumur pendek

Kebutuhan untuk dapat menjadi Ujung Tombak (Cutting Edge) :

1.    Mempertimbangakan kekuatan kompetitif dari Rantai Nilai Porter

2.    Untuk menyebarkan system dengan baik :

è Organisasi harus bisa beradaptasi terhadap perubahan

è Tersedianya modal dari segi sumber daya manusia untuk menyebarkan ( seperti pengetahuan, waktu dan kemampuan )

è Adanya kesiapan atas ketidak-pastian dan resiko yang mungkin dihadapi

DAFTAR REFERENSI PENDUKUNG

http://www.directionsmag.com/printer.php?article_id=121, Dilihat 14 November 2009, Jam 19.00

http://www.helium.com/items/1193665-business-continuity-planning-disaster-recovery-planning-it-consulting-technology-planning, Dilihat 14 November 2009, Jam 19.30

www.fedex.com, Dilihat 17 November 2009, Jam 06.00

https://www.i-sea.net/uploads/ebus_at_federal_express.doc, Dilihat 15 November 2009, Jam 10.30

Artikel merujuk pada:

-         Julie Chen, Christopher Rola, TsungYu (Tim) Yeh, and Dan Zheng, "Federal Express Case Study", Fordham Student Report, October 2002

-         Pauline Ng, FedEx Corp: Structural Transformation Through e-Business (HKU-098), Centre for Asian Business Cases, School of Business, The University of Honk Kong. 1 January 2000

-         Candler, J., et al, "The ORION Project: Staged Business Process Reengineering at FedEx", Communications of ACM, Feb. 1996, pp. 99-107.

Management Information System 10/e Raymond McLeod, Jr. and George P. Schell